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Ogni azienda, inevitabilmente, si dota di un gran numero di politiche aziendali. In alcuni casi tali politiche sono stabilite nei dettagli, in altri vengono lasciate più o meno indefinite ma comprese. Alcune sono formali, altre sono più che altro delle raccomandazioni. Alla fine però, è essenziale avere un’ampia gamma di entrambe le linee guida, generali e specifiche, che dettino i comportamenti in ogni aspetto dell’attività lavorativa

Questo è vero anche quando si tratta di soluzioni VoIP. Le reti VoIP influenzano ogni aspetto della comunicazione e della collaborazione all’interno dell’azienda, ed avranno quindi sempre un forte impatto su tutti i lavoratori di ogni dipartimento. Senza l’attuazione di politiche aziendali, il personale potrebbe adottare comportamenti rischiosi o inefficienti nella rete VoIP. Questo può provocare seri danni, e certamente porterà a ROI subottimali per l’investimento in VoIP.

A livello ideale, le politiche aziendali dovrebbero essere ampiamente estese. Tuttavia, ci sono alcuni fattori chiave verso cui le linee guida VoIP di qualsiasi azienda dovrebbero orientarsi. Innanzitutto la sicurezza. I responsabili devono attuare forti politiche aziendali che garantiscano che gli impiegati siano consapevoli di cosa costituisce un comportamento rischioso quando si utilizza il VoIP. Ad esempio, c’è la questione della protezione della password. Molti strumenti VoIP danno la possibilità, o addirittura richiedono agli utenti, di creare ed inserire una password per essere utilizzati. Come spesso accade, tuttavia, molti utenti non prendono seriamente questo passo, e creano invece password facili da indovinare, come "password" o “12345". In questi casi, il computer o il dispositivo personale possono essere vulnerabili ad attacchi da parte di hackers malintenzionati. Una politica aziendale che obblighi all’uso di password più complesse può fare molto per migliorarne la protezione.

Un altro fattore chiave è la frequenza d’uso. Uno degli utilizzi più preziosi delle reti VoIP è legato alla possibilità di connettere lavoratori che si trovino al di fuori dei propri uffici principali o distaccati. Con una soluzione operativa di VoIP, queste persone possono collaborare ed essere produttive quanto i loro colleghi in ufficio. Tuttavia c’è del vero nel detto “lontano dagli occhi, lontano dal cuore”. Lasciati a se stessi, i lavoratori da remoto tenderanno a relazionarsi con i propri colleghi meno di quanto farebbero se condividessero un ufficio. Questo può compromettere il team-building e la fedeltà aziendale

I responsabili aziendali possono porre rimedio a questa situazione applicando una politica aziendale che richieda al personale di utilizzare gli strumenti di VoIP con maggiore frequenza. Ad esempio, il responsabile potrebbe stabilire delle conferenze telefoniche settimanali per ogni team; oppure potrebbe richiedere ai lavoratori fuori sede di effettuare ogni giorno un checkin tramite messaggistica istantanea. Al di là delle specifiche, politiche aziendali di questo tipo sono cruciali per sfruttare la rete VoIP come leva per migliorare la coesione.

Utenti da remoto con softphone client mobile possono, per esempio, inficiare la sicurezza della rete VoIP e dei PBX. Potrebbero infatti creare dei “buchi” nel firewall aziendale per abilitare il traffico SIP in entrata, causando vulnerabilità alla sicurezza di rete. Aggiungendo un session border controller aziendale ai confini del proprio network, il SIP è gestito correttamente, e la rete rimane sicura.